Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

Mit RPA lassen sich manuelle Geschäftsprozesse wie beispielsweise die Dateneingabe automatisieren. Eingesetzt werden dazu Softwareroboter (Bots), die repetitive Aufgaben wie definiert erlernen und dann durchführen.

Unternehmen können mit RPA regelbasierte Geschäftsprozesse automatisieren. So lassen sich Kosten senken und fehleranfällige Aufgaben präzise erledigen. Ein weiterer Vorteil: Die Mitarbeitenden können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Vor der Implementierung von RPA sollten Sie eine genaue Analyse durchführen: Welche Hürden müssen genommen werden, um Hunderte von Bots einzuführen? Haben die Bots langfristig Auswirkungen auf wichtige Geschäftssysteme?

Beschreibung

Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung wickeln Bots verschiedene Geschäftsprozesse ab, die bisher von Mitarbeitenden manuell ausgeführt werden mussten. Häufig kommt RPA zum Einsatz, wenn Daten von einer alten Green-Screen-Anwendung in ein anderes System übertragen werden sollen. So müssen Callcenter-Mitarbeitende z. B. keine Daten aus Altsystemen in ein neues System überführen – das kann der Bot automatisch erledigen. Langfristig lassen sich so Kosten einsparen. Ein weiterer Vorteil ist, dass beim automatisierten Kopierprozess die Fehleranfälligkeit erheblich geringer ist. 

RPA wird auf dem Laptop oder einem anderen Gerät installiert. Die sonst vom User durchgeführten Interaktionen erfolgen dann automatisch über die Mensch-Maschine-Schnittstelle.

Vorteile

Viele Unternehmen verwenden noch Altsysteme, die nicht mehr aktualisiert werden sollen. In solchen Fällen bietet es sich an, die Daten aus diesen Anwendungen per RPA in andere Systeme zu übertragen. So lässt sich die Lebensdauer dieser Anwendungen kostengünstig verlängern. Das ist vorteilhaft, wenn die Ausmusterung komplex, zeitintensiv oder aufgrund fehlender Kenntnisse bezüglich des zugrunde liegenden Codes sogar riskant wäre.

Hier ist RPA das Mittel der Wahl, da Mitarbeitende dann nicht manuell Daten in ein anderes System kopieren müssen. Mit RPA lässt sich der Kopierprozess kostengünstig durchführen und die Fehleranfälligkeit reduzieren. Das gilt besonders für sogenannte Supermakros. Eine Person kann dann Aufgaben, die aus diversen Klicks oder aus mehrmaligem Kopieren und Einfügen bestehen, dank RPA in einem Arbeitsgang durchführen.

Trade-offs

Manchmal gilt RPA für die Weiterentwicklung der Infrastruktur im Unternehmen auch als hinderlich. Denn: Solange Sie Ihre Anwendungen nicht ändern, funktioniert die automatische Durchführung von Prozessen durch die Bots einwandfrei. Wenn Sie RPA aber in Anwendungen einsetzen, die Sie regelmäßig aktualisieren, müssen Sie auch die Bots entsprechend anpassen. Dann fallen zusätzliche Kosten an.

Zudem besteht die Gefahr, dass RPA im Laufe der Zeit ebenfalls zur Altlast wird. Wenn Sie RPA als Überbrückungsmaßnahme und Lösung für die „Swivel-Chair Integration“ einsetzen, sollten Sie auf jeden Fall überlegen, wie es danach weitergehen soll. In vielen Unternehmen wird die langfristige Planung für eine effektive RPA-Implementierung nicht thematisiert, was zur Folge hat, dass Altsysteme nicht effektiv ausgemustert werden können.

Anwendung

RPA wird häufig von Firmen mit großen Callcentern eingesetzt, z. B. Banken, Versicherern und Versorgungsunternehmen. Viele dieser Organisationen haben veraltete Umgebungen. Ihr Kundendienstpersonal arbeitet in nicht vernetzten Systemen, um Anrufern die gewünschten Informationen herauszusuchen.

Wenn Sie von einem Alt- auf ein neues System umstellen möchten und bis zum Abschluss des Projekts eine stabile Zwischenlösung benötigen, erweist sich RPA oft ebenfalls als nützlich.