En este espacio quiero abordar este tema desde un ángulo diferente: más allá del individuo, cómo hacerlo eficiente desde una perspectiva de equipo y de empresa.
Las crisis traen oportunidades, y no con esto quiero minimizar su efecto en la sociedad o peor aún justificarlas. El Covid-19, sin ahondar en la enfermedad, sino en los efectos sociales en el colectivo, nos ha llevado a la sociedad a adoptar nuevas formas de desempeñar nuestras actividades acelerando la necesidad del trabajo remoto.
El trabajo remoto, no es una tendencia aislada que sucede ahora, venía siendo una respuesta a las necesidades que las empresas toman en cuenta para atraer al talento joven, a personas con obligaciones en el hogar e incluso desde un punto de vista más consciente, las organizaciones lo están considerando como una ayuda al ambiente reduciendo la necesidad de transporte, sin embargo la situación actual hace que este tema sea más relevante que nunca.
En opinión personal, dudo que el efecto del trabajo remoto se revierta completamente, aún superando la crisis actual, la “normalidad” cambiará y las empresas se verán forzadas a adaptarse a una nueva realidad. Es por eso que traigo a colación algunas lecciones aprendidas por más de 6 años en Thoughtworks brindado servicios de consultoría tecnológica de manera remota y más de 20 años de aprendizajes colectivos de esta empresa brindando servicios distribuidos.
Más allá de que una persona pueda hacerlo o que haya sido adoptado por un equipo, las organizaciones deben mirar el trabajo remoto como una capacidad empresarial a desarrollar.
Algunos humanos son capaces de tocar un instrumento musical de manera extraordinaria; en un principio las actividades y rutinas asociadas requieren esfuerzos deliberados hasta que la capacidad sea desarrollada, es entonces cuando las melodías, que para un novato son imposibles, para los expertos son tan fáciles que las ejecutan sin siquiera pensarlo mucho.
Así mismo las organizaciones que desarrollan capacidades, pueden concentrar sus esfuerzos en temas más complejos basados en las habilidades que como organización han adquirido.
Si bien esta no es una guía de cómo desarrollar una capacidad de negocio, mi intención es poner sobre la mesa algunas experiencias en trabajo remoto que pueden hacer este camino más fácil:
Promover la cultura organizacional en un contexto diferente. Por supuesto que esta modalidad trae cambios, y las organizaciones se deben adecuar a ellos, sin embargo la misión y los valores de la empresa buscan permanecer en el largo plazo, el reto es cultivarlos y promoverlos en un entorno un tanto diferente.
Reaccionar rápido y tener en cuenta el largo plazo. Si bien las crisis o emergencias pueden llevar a reacciones inmediatas, no quiere decir que esas acciones y formas de trabajo puedan perdurar en el tiempo. Adaptar la visión de cómo trabaja la organización será necesario. La empresa debe comunicar las acciones inmediatas pero debe comunicar el plan o el anhelo de ir más allá de eso, los colaboradores luego de un tiempo se pueden sentir inconformes con una forma de trabajo improvisada.
Tomar en cuenta a todos los individuos como parte del todo. Los colaboradores deben saber que están respaldados por una organización, que no están aislados, que hay una diferencia entre ser un “freelancer” que trabaja desde su casa y ser un colaborador de una organización que trabaja desde su casa.
Promover espacios virtuales de comunicación grupal. No solo para hacer comunicaciones oficiales, sino también espacios de discusión y conversación activa entre individuos y equipos. Abrir debates, buscar temas donde la gente pueda exponer sus ideas.
Buscar encuentros frente-a-frente periódicamente. El tener la capacidad de trabajar remotamente no significa que se lo tenga que hacer siempre, nada se compara a hablar con alguien personalmente, las conexiones creadas en este tipo de encuentros perduran en el tiempo, especialmente cuando la organización no nació remota.
Confiar en los equipos y promover la autonomía. Existe la creencia todavía de que si no se ve a las personas en el sitio de trabajo entonces no están trabajando, hemos visto que el nivel de autonomía cuando no hay supervisión directa, aumenta (al menos en nuestra experiencia), siempre y cuando las expectativas estén claras, los objetivos definidos y las facilidades instauradas.
La gente se desgasta más trabajando remoto. Las organizaciones deben tomar en cuenta que los individuos, trabajan más al estar desde casa; después de un tiempo de generar costumbre, las distracciones disminuyen y el tiempo de enfoque al trabajo es mayor por parte del individuo, temas como lesiones o el desgaste intelectual (efecto burnout) deben ser considerados.
Remoto desde el ingreso, cuando una nueva persona ingresa a la organización. Quizás no sabe cómo hacer trabajo remoto; si se quiere adquirir esta capacidad empresarial, la organización debe ofrecer a los nuevos colaboradores desde su onboarding, los implementos, el instructivo, los estándares de herramientas y capacitación, así como exponerlo a ambientes de trabajo remoto desde el inicio.
Los sistemas de comunicación deben ser oficializados, seleccionar herramientas de software para videollamadas, mensajería instantánea, email.
Reconocer que todos pueden trabajar remoto. tener la capacidad de trabajar remoto, quiere decir que cualquier persona o equipo lo pueda hacer, o incluso en casos de crisis o emergencias, que todos lo tengan que hacer al mismo tiempo. Tener un plan de cómo proveer la infraestructura e implementos necesarios es indispensable.
Asegurar y/o proveer a los colaboradores de implementos y servicios, para poder trabajar desde su casa de manera eficiente: audífonos, parlantes, cámaras, micrófonos, computadoras portátiles, monitores, internet de alta velocidad, etc. En estos momentos estamos viendo cómo incluso la prestación de sillas y escritorios son necesarias. Proveer kits básicos de trabajo remoto al momento de que un nuevo colaborador ingresa a la organización (al menos audífonos de alta calidad).
Redes y mecanismos de acceso seguros. Es primordial que las empresas tengan un plan (no improvisado) y ciertos estándares implementados para el acceso remoto hacia sus servidores, bases de datos, aplicaciones, etc. El NIST, por ejemplo emitió una guía en 2016 para empresas de cómo hacerlo.
Instalar software de acceso seguro en las computadoras de todos los colaboradores para acceder a la red interna de la empresa desde el primer día de ingreso e.j.: clientes VPN si la empresa lo maneja.
Asegurar el acceso a los proveedores de servicio, no solo a los colaboradores.
Se amplían los límites de contratación. Las empresas ya no estarán limitadas a contratar personas que vivan en su misma ciudad.
El espacio físico. Cuando una empresa comienza a institucionalizar el trabajo remoto, quizás el espacio físico no tenga que crecer en la misma proporción que antes.
Los horarios pueden cambiar ya que muchas personas podrán optimizar el tiempo de transporte y empezar sus actividades más temprano.
Nuevos proveedores. Las organizaciones buscarán nuevos proveedores para adecuar espacios remotos de sus colaboradores.
Las crisis traen oportunidades, y no con esto quiero minimizar su efecto en la sociedad o peor aún justificarlas. El Covid-19, sin ahondar en la enfermedad, sino en los efectos sociales en el colectivo, nos ha llevado a la sociedad a adoptar nuevas formas de desempeñar nuestras actividades acelerando la necesidad del trabajo remoto.
El trabajo remoto, no es una tendencia aislada que sucede ahora, venía siendo una respuesta a las necesidades que las empresas toman en cuenta para atraer al talento joven, a personas con obligaciones en el hogar e incluso desde un punto de vista más consciente, las organizaciones lo están considerando como una ayuda al ambiente reduciendo la necesidad de transporte, sin embargo la situación actual hace que este tema sea más relevante que nunca.
En opinión personal, dudo que el efecto del trabajo remoto se revierta completamente, aún superando la crisis actual, la “normalidad” cambiará y las empresas se verán forzadas a adaptarse a una nueva realidad. Es por eso que traigo a colación algunas lecciones aprendidas por más de 6 años en Thoughtworks brindado servicios de consultoría tecnológica de manera remota y más de 20 años de aprendizajes colectivos de esta empresa brindando servicios distribuidos.
Desde la perspectiva de la empresa
Más allá de que una persona pueda hacerlo o que haya sido adoptado por un equipo, las organizaciones deben mirar el trabajo remoto como una capacidad empresarial a desarrollar.
Algunos humanos son capaces de tocar un instrumento musical de manera extraordinaria; en un principio las actividades y rutinas asociadas requieren esfuerzos deliberados hasta que la capacidad sea desarrollada, es entonces cuando las melodías, que para un novato son imposibles, para los expertos son tan fáciles que las ejecutan sin siquiera pensarlo mucho.
Así mismo las organizaciones que desarrollan capacidades, pueden concentrar sus esfuerzos en temas más complejos basados en las habilidades que como organización han adquirido.
Si bien esta no es una guía de cómo desarrollar una capacidad de negocio, mi intención es poner sobre la mesa algunas experiencias en trabajo remoto que pueden hacer este camino más fácil:
Promover la cultura organizacional en un contexto diferente. Por supuesto que esta modalidad trae cambios, y las organizaciones se deben adecuar a ellos, sin embargo la misión y los valores de la empresa buscan permanecer en el largo plazo, el reto es cultivarlos y promoverlos en un entorno un tanto diferente.
Reaccionar rápido y tener en cuenta el largo plazo. Si bien las crisis o emergencias pueden llevar a reacciones inmediatas, no quiere decir que esas acciones y formas de trabajo puedan perdurar en el tiempo. Adaptar la visión de cómo trabaja la organización será necesario. La empresa debe comunicar las acciones inmediatas pero debe comunicar el plan o el anhelo de ir más allá de eso, los colaboradores luego de un tiempo se pueden sentir inconformes con una forma de trabajo improvisada.
Tomar en cuenta a todos los individuos como parte del todo. Los colaboradores deben saber que están respaldados por una organización, que no están aislados, que hay una diferencia entre ser un “freelancer” que trabaja desde su casa y ser un colaborador de una organización que trabaja desde su casa.
Promover espacios virtuales de comunicación grupal. No solo para hacer comunicaciones oficiales, sino también espacios de discusión y conversación activa entre individuos y equipos. Abrir debates, buscar temas donde la gente pueda exponer sus ideas.
Buscar encuentros frente-a-frente periódicamente. El tener la capacidad de trabajar remotamente no significa que se lo tenga que hacer siempre, nada se compara a hablar con alguien personalmente, las conexiones creadas en este tipo de encuentros perduran en el tiempo, especialmente cuando la organización no nació remota.
Confiar en los equipos y promover la autonomía. Existe la creencia todavía de que si no se ve a las personas en el sitio de trabajo entonces no están trabajando, hemos visto que el nivel de autonomía cuando no hay supervisión directa, aumenta (al menos en nuestra experiencia), siempre y cuando las expectativas estén claras, los objetivos definidos y las facilidades instauradas.
La gente se desgasta más trabajando remoto. Las organizaciones deben tomar en cuenta que los individuos, trabajan más al estar desde casa; después de un tiempo de generar costumbre, las distracciones disminuyen y el tiempo de enfoque al trabajo es mayor por parte del individuo, temas como lesiones o el desgaste intelectual (efecto burnout) deben ser considerados.
Remoto desde el ingreso, cuando una nueva persona ingresa a la organización. Quizás no sabe cómo hacer trabajo remoto; si se quiere adquirir esta capacidad empresarial, la organización debe ofrecer a los nuevos colaboradores desde su onboarding, los implementos, el instructivo, los estándares de herramientas y capacitación, así como exponerlo a ambientes de trabajo remoto desde el inicio.
Los sistemas de comunicación deben ser oficializados, seleccionar herramientas de software para videollamadas, mensajería instantánea, email.
Reconocer que todos pueden trabajar remoto. tener la capacidad de trabajar remoto, quiere decir que cualquier persona o equipo lo pueda hacer, o incluso en casos de crisis o emergencias, que todos lo tengan que hacer al mismo tiempo. Tener un plan de cómo proveer la infraestructura e implementos necesarios es indispensable.
Asegurar y/o proveer a los colaboradores de implementos y servicios, para poder trabajar desde su casa de manera eficiente: audífonos, parlantes, cámaras, micrófonos, computadoras portátiles, monitores, internet de alta velocidad, etc. En estos momentos estamos viendo cómo incluso la prestación de sillas y escritorios son necesarias. Proveer kits básicos de trabajo remoto al momento de que un nuevo colaborador ingresa a la organización (al menos audífonos de alta calidad).
Redes y mecanismos de acceso seguros. Es primordial que las empresas tengan un plan (no improvisado) y ciertos estándares implementados para el acceso remoto hacia sus servidores, bases de datos, aplicaciones, etc. El NIST, por ejemplo emitió una guía en 2016 para empresas de cómo hacerlo.
Instalar software de acceso seguro en las computadoras de todos los colaboradores para acceder a la red interna de la empresa desde el primer día de ingreso e.j.: clientes VPN si la empresa lo maneja.
Asegurar el acceso a los proveedores de servicio, no solo a los colaboradores.
Se amplían los límites de contratación. Las empresas ya no estarán limitadas a contratar personas que vivan en su misma ciudad.
El espacio físico. Cuando una empresa comienza a institucionalizar el trabajo remoto, quizás el espacio físico no tenga que crecer en la misma proporción que antes.
Los horarios pueden cambiar ya que muchas personas podrán optimizar el tiempo de transporte y empezar sus actividades más temprano.
Nuevos proveedores. Las organizaciones buscarán nuevos proveedores para adecuar espacios remotos de sus colaboradores.
Mantente informada/o!
¡Así termina la parte 1! En la siguiente parte de esta serie, compartimos contigo la perspectiva de trabajar remotamente en equipo.Aviso legal: Las declaraciones y opiniones expresadas en este artículo son las del autor/a o autores y no reflejan necesariamente las posiciones de Thoughtworks.