Schwere Arbeit leichter gemacht
Workrise ist ein technologiegestütztes Workforce-Management-Netzwerk, das den Energiesektor revolutioniert hat, indem es Unternehmen mit Arbeitskräften zusammenbringt. Sie brauchen einen Außendiensttechniker für einen neuen Solarpark? Wie wäre es mit Wartungspersonal für ein traditionelles Kraftwerk? Workrise deckt das alles ab.
Aber wie viele hochmoderne Scale-ups musste auch Workrise auf seinem Wachstumspfad einige Hindernisse überwinden. Eine Folge des schnellen Wachstums war beispielsweise die Entstehung von organisatorischen Silos. Eine neue Funktion zu entwickeln, erforderte bis zur Veröffentlichung die Beteiligung mehrerer Abteilungen und Teams — und das wirkte sich auf die Markteinführungszeit aus. Weitere Engpässe entstanden unter anderem aus der erhöhten kognitiven Belastung für die Entwicklungsteams, einem fehlenden Domain-Fokus und einer Fehlausrichtung zwischen Technologie und dem Business.
Als agiles Unternehmen wollte Workrise einen Partner, der in der Lage ist, seine Bemühungen zum Aufbau autonomer Teams enorm zu beschleunigen und der dazu noch seine Überzeugungen teilt. Deshalb wurde Thoughtworks damit beauftragt, die Softwareentwicklungs-Lifecycle Best Practices zu bewerten, anzuleiten und zu überarbeiten. Dies erstreckte sich auch auf Methoden, Prozesse, CI/CD-Tools sowie die Dokumentation – alles, um den Entwickler:innen eine naht- und reibungslose Erfahrung zu bieten.
Gemeinsam machten wir uns daran, sein Geschäft im Energiesektor einfacher, schneller und sicherer zu gestalten.
Unser Organizational Assessment Framework
Zu Beginn stellten wir ein Produktentwicklungsteam zusammen und führten mithilfe des X-act-Frameworks — einem Framework zur Bewertung, Evaluierung und Korrektur von Unternehmenssystemen und organisatorische Strukturen — ein achtwöchiges Produkt- und Entwicklungs-Review durch. Das Team untersuchte alle Aspekte der Softwareentwicklung, des Produktdesigns, der operativen Effizienz und der Cloud.
Wir gelangten zu drei wichtigen Erkenntnissen:
1. Es gab eine Kommunikationslücke zwischen den Entwicklungsteams und dem Business
2. Mehr Autonomie könnte die Teams dazu befähigen, effektiver zu sein
3. Aktuelle Strukturen führten für die Teams zu einer hohen kognitiven Belastung, dadurch entstanden Engpässe, die Effektivität in der Entwicklung nahm ab und es wurde viel Zeit in überflüssigen Meetings verschwendet
Basierend auf den oben genannten Feststellungen starteten Workrise und Thoughtworks zwei parallele Initiativen: die Entwicklung und Umsetzung einer Technologiestrategie, um vereinbarte Leitplanken bereitzustellen — diese sollten es den Teams ermöglichen, autonom zu agieren —, und die Schaffung eines automatisierten Abrechnungssystems unter Anwendung eines Thin-Slice-Ansatzes, um die Effektivität eines domainorienterten Ansatzes zu belegen.
Zu Beginn unseres Engagements war Workrise in zwei Hauptvertikalen tätig, zwischen denen die Entwicklungsteams aufgeteilt waren. Dies brachte einige Herausforderungen mit sich.
Herausforderungen
Domainorientiertes Design und eine neue Technologiestrategie
Um diese Herausforderungen anzugehen, unterstützte Thoughtworks Workrise bei der Entwicklung von Lösungen, die die Autonomie des Teams fördern, Abhängigkeiten minimieren und die Wiederverwendung zentraler Geschäftsressourcen durch domainorientiertes Design maximieren sollten. Der Prozess folgt einem bewährten Pfad, der aus mehreren spezialisierten kollaborativen Sessions mit einem Querschnitt der Stakeholder besteht.
Wir starteten mit einem Business-Model-Canvas, um das aktuelle Geschäft zu dokumentieren und ein gemeinsames Verständnis für die Nuancen des Geschäftsmodells von Workrise herzustellen. Im nächsten Schritt half uns eine Wardley-Mapping-Session dabei, die Nutzer:innen-Journey zu identifizieren und genau festzustellen, welche Teile dieser Journey intern ausgeführt oder ausgelagert wurden. Abschließend führten wir eine Event-Storming-Übung durch, um die verschiedenen Kontexte innerhalb des Workrise-Geschäfts zu identifizieren und innerhalb jedes Kontextes die Grenzen zu ziehen. Anstelle des ursprünglichen vertikalen Branchenansatzes wurden Domains auf der Grundlage der Geschäftsaktivitäten geschaffen, die mit den für diese Aktivitäten zuständigen Abteilungen überlagert wurden. Dies half uns, die Domains und ihre Interaktionen zu visualisieren. Diese Übung brachte die wichtigsten Stakeholder von Workrise auf den gleichen Wissensstand, um über eine Neuorganisation aus Produkt- und Entwicklungsperspektive nachzudenken.
Die Technologiestrategie mit automatisierter Rechnungsstellung auf dem Prüfstand
Um Unterstützung für diesen Ansatz zu gewinnen, mussten wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt den Mehrwert für das Unternehmen aufzeigen. Hier legten wir den Schwerpunkt unseres Thin-Slice-Ansatzes explizit auf die Rechnungsstellung. Um bei der Zustellung von Kundenrechnungen Flexibilität zu gewährleisten, war die Finanzabteilung mit einer Fülle manueller Prozesse konfrontiert, die zum Erstellen und Aufteilen von Rechnungen vor dem Versenden erforderlich waren. Viele dieser Kunden hatten ihre eigenen Rechnungspräferenzen und daher gab es keine Standardrichtlinien für die Rechnungsstellung. Dies führte zu einem stark individualisierten und größtenteils manuellen Prozess, der nicht skalierbar war. Sie mussten die Anzahl der Mitarbeitenden erhöhen, um das Wachstum ihres Kundenportfolios zu unterstützen.
Thoughtworks arbeitete mit mehreren Workrise-Teams gemeinsam daran, die Rechnungsaufteilung zu automatisieren. Im Rahmen dieses Projekts haben wir eine Funktion entwickelt, die die Anzahl der Rechnungen, die manuelle Anpassungen erfordern, verringert, die Anzahl unbeabsichtigter Fehler minimiert und gleichzeitig den Durchsatz von Finance Operations sowie die Teamerfahrung verbessert. Sie belegte auch die Effektivität der neuen Domains und der neuen Technologiestrategie.
Im Rahmen des Engagements wurde das Thoughtworks-Team gebeten, eine Produktfunktionalität innerhalb einer Core-Domain bereitzustellen. Die erfolgreich bereitgestellte Funktionalität war wertvoll, aber ich glaube, der weitaus größere Mehrwert wurde durch die Art und Weise, wie das Team die Funktionalität bereitgestellt hat, generiert. Das Team etablierte Methoden zur Zusammenarbeit mit Stakeholdern sowie zur Kommunikation von Fortschritten und Erwartungen und brachte so die dringend benötigte Struktur in die Domain. Diese Praktiken haben wir seitdem auch auf andere Domain-Teams ausgeweitet. In diesem Paradigmenwechsel, den Thoughtworks eingeleitet hat, liegt der wahre Wert des Engagements, und Workrise wird in den kommenden Jahren noch enorm von den Vorteilen profitieren.
Vielversprechende erste Ergebnisse
Obwohl wir uns noch am Anfang unseres Engagements befinden, sind die Ergebnisse aus unserem auf Google Cloud basierenden Thin-Slice-Rechnungssystems äußerst vielversprechend. Das bedeutendere Geschäftsergebnis ist allerdings die Neuausrichtung der Entwicklungs- und Geschäftsteams. Wir konnten eine technische Strategie entwickeln, autonome Teams aufbauen, die Delivery entkoppeln und Prinzipien für die Architektur entwickeln. Dies befähigte die Domain-Teams dazu, schneller greifbaren Mehrwert zu liefern. Darüber hinaus hat Workrise das Technologie-Team und das Business näher zusammengebracht, was bedeutet, dass sie aufgrund eines besseren Verständnisses der Geschäftsprozesse bessere Produkte anbieten können
Schließlich ist Workrise nun in der Lage, eine bessere Entwicklungskultur zu schaffen, da die Teams die notwendige Autonomie haben, auszuwählen, welche Lösungen sie erstellen, statt vorgeschlagene Lösungen weiterzugeben.
