Trabajamos con una organización de educación inicial con presencia en Latinoamérica que atiende diariamente a más de 7.000 alumnos y alumnas. Su objetivo es proporcionar atención y educación infantil de alta calidad que permita a los padres sobresalir profesionalmente, a la vez que participan activamente en el crecimiento de sus hijos.
El problema
El cliente es una organización en rápido crecimiento, lo que significa que ciertos procesos manuales serán cada vez más difíciles de mantener. Muchos de estos procesos manuales podían automatizarse y optimizarse gracias a la tecnología.
Para empezar su proceso de transformación, esta organización consultó a sus clientes y colaboradores para descubrir sus mayores puntos débiles en el trabajo diario y la gestión. Uno de los puntos más impactados era la satisfacción de los apoderados sobre la información compartida en relación a lo que hacían sus hijos en el día a día.
El cliente llevaba un registro manual, con lápiz y papel, de cada alumno, diariamente, para compartirlo con sus padres. Al ser manual, presentaba deficiencias: la información llegaba a los padres mucho después de ser recabada, completar el registro de cada alumno llevaba mucho tiempo a los equipos docentes y había errores o faltaba información.
Como estimación, el equipo docente explica que se demoraba 45 minutos al día en hacer los reportes. Esto causaba que muchas veces, los docentes se tenían que quedar fuera del horario laboral para llenar los reportes.
El cliente inició un proceso de Transformación Digital con Thoughtworks para construir una plataforma digital de apoyo a su sistema de informes.
La solución
Decidimos desarrollar el MVP, centrado en crear una aplicación web para digitalizar el registro de las actividades diarias de los alumnos y alumnas. La información estaría disponible al final de la jornada de los niños/as para comunicar su bienestar a los padres de una forma más rápida y eficaz.
El proceso de diseño del producto se llevó a cabo con distintas partes implicadas en la jornada del niño: nutricionistas, equipos educativos y directores de colegios. Una vez desarrollada la idea del registro de estancias, iniciamos un piloto de 2 meses en uno de los centros del cliente. Dado el éxito del piloto, la empresa decidió ampliar la solución a otros centros del país. Desplegamos la implementación de forma incremental al 100% de los centros en sólo 9 meses.
Valor para el cliente
Los comentarios de los equipos educativos indicaron que la aplicación es intuitiva de usar, y que el tiempo que ganan al registrar la información de forma más rápida, es tiempo que pueden invertir en otras actividades relacionadas con el desarrollo de las competencias de sus alumnos. Para los educadores, el tiempo para generar los informes se redujo en un 66%, tardando ahora entre 12 y 15 minutos al día, en lugar de 45.
Al recolectar feedback de nuestras usuarias, una de ellas comentó que "Ahora hacer una nota educativa es más fácil y toma menos tiempo. Ya no tengo que preparar los comunicados fuera de horario laboral o en mi casa".
Para los padres, ha permitido un registro más constante y rápido de lo que su hijo/a hacía durante el día, ofreciendo tranquilidad sobre su aprendizaje y comportamiento en la escuela. Los niveles de satisfacción de los padres han aumentado más de un 10% en términos de comunicación con los equipos educativos.
Para el cliente, este fue un paso estratégico hacia el uso de la tecnología para acercar el mundo cotidiano del niño a los padres; un paso fundamental para que los padres se comprometan a formar parte del proceso educativo formativo de los alumnos.
El trabajo conjunto evolucionó hacia una colaboración en la que se cuestiona el statu quo y se genera un cambio de mentalidad necesario para la era digital. El cliente no sólo fue capaz de introducir un nuevo producto digital en el mercado a gran velocidad, sino también de reducir el miedo a la experimentación y a ser disruptivo en una industria no digitalizada en América Latina.
