Trabajo remoto, una perspectiva de empresa y de equipos: Parte 2

En la parte uno de esta serie les compartimos algunos tips basados en nuestra experiencia sobre buenas prácticas de cómo hacer trabajo de manera remota desde una perspectiva de companía, ahora es momento de ver esto desde la perspectiva de equipo.

Desde la perspectiva de los equipos

“El todo es más que la suma de sus partes”.

Cuando hablamos de un equipo no solo hablamos de un grupo de personas que trabajan juntas, sino de un ente que ha desarrollado una cultura, una forma de trabajo, valores compartidos y metas que van más allá del individuo. Hemos visto como aspectos de la cultura de un equipo se mantienen incluso cuando todos los miembros originales han sido reemplazados.
 

Cultura

La entidad (equipo) debe ser tomada en cuenta además de los individuos y es indispensable que alguien tome la batuta.

• En nuestros equipos, las buenas prácticas del trabajo remoto se han convertido en un hábito, sin embargo cuando trabajamos con clientes que no están acostumbrados a esto, el designar un “champion” del lado del cliente, que es quien aboga por velar que estas las buenas prácticas se cumplan, es necesario.
• ​Si todavía estas prácticas no se han convertido en un hábito es recomendable que alguien tome la batuta y abogue por ello.

Escoger un horario. Puede ser el mismo que cuando todas trabajaban presencialmente, sin embargo, cuando están trabajando desde casa, el tiempo utilizado en el transporte, es utilizable y puede ser excusa ideal para iniciar y finalizar antes.

Conservar y crear nuevas prácticas y rituales. Si se solía trabajar de manera presencial y ahora se cambia a un esquema remoto, hay que buscar la manera de adaptar las prácticas para que sean amigables de manera remota e ir cambiando de a poco, evitar cambios bruscos de forma que la cultura vaya evolucionando no destruyéndose.

Introducir el trabajo remoto en las retrospectivas intencionalmente o hacer retros específicamente para este tema.

Tener en cuenta a las personas como individuos y ser empáticos. Crear espacios virtuales intencionalmente de conversación personal, ser tolerantes a los nuevos espacios de trabajo, no todos tienen una oficina en su casa.

Colaboración

Utilizar una pizarra virtual. Muchas veces es necesario dibujar, cuando las personas están Cara-a-Cara se levantan y utilizan una pizarra, al estar remoto se necesita un board virtual colaborativo (Mural nos ha ayudado mucho). Se puede tener un board dedicado como si fuera un pizarrón, al que todos tienen acceso.

Incluir la sala virtual en todas las invitaciones de las sesiones de trabajo y todos los links de documentos, presentaciones, etc.. que vayan a ser utilizados.

Todo digital, si bien parece obvio a veces no lo es. Cuando estamos trabajando de forma distribuida hay ocasiones que dos o más personas se encuentran juntas y por la facilidad se tiende a utilizar la pizarra y poner una cámara para que la gente vea, o utilizar el board de avance de trabajo (kanban, scrum) físico y poner una cámara: esto hace que la comunicación y la conversación sea aislada y dominada por la gente que se encuentra junta y se excluye a los demás miembros.

Si uno está remoto, el equipo está remoto. Basta con que alguien en el equipo no se encuentre físicamente para que el equipo esté en modo remoto, esto implica que todos los que estén juntos se comuniquen mediante la herramienta de mensajería instantánea o que incluso todos se unan a las videollamadas desde sus computadoras para las reuniones de trabajo.
 

Videollamadas

Una sola herramienta para videollamadas. ay muchas en el mercado, el escoger solo una ayuda a que los plugins, los drivers, etc. se hayan configurado y funcionen bien para todos, a veces el tener dos herramientas, una con el cliente y otra para nosotros, ocasiona inconvenientes como que el micrófono o audio a veces no sirve si sales de una herramienta y entras a otra, entonces reiniciar la computadora o re configurar algo es necesario.

Considerar criterios claves al escoger una herramienta: que permita mute/unmute fácil, incluso en pantalla completa o compartida, que se pueda compartir la pantalla con varias opciones, en Zoom por ejemplo se puede elegir la ventana a compartir, de esa forma se pueden ver notas al momento de hacer una presentación. Tener en cuenta que existen herramientas de videollamadas que tienen limitaciones en cuanto a miembros conectados o a tiempo de duración.

Videollamada grupal siempre abierta en la que todos los miembros puedan estar conectados siempre; si alguien se encuentra en otra llamada es comprensible que no esté conectado, se recomienda unirse a la llamada grupal en cuanto sea posible, esto ayuda a crear un sentido de equipo y transparencia.

Cámara prendida, parlantes/audífonos abiertos y micrófonos cerrados para todos los individuos.

Micrófono y monitor compartido, si hay miembros del equipo que se encuentran juntos es recomendable prender también un micrófono central y un monitor conectado a la videollamada grupal.

Dos monitores si es posible para cada miembro del equipo, uno para su trabajo personal y otro para proyectar la videollamada grupal siempre visible.

Mensajería Instantánea

Oficializar una sola herramienta de mensajería instantánea para el equipo. Siempre hay preferencias diferentes: slack, telegram, hangouts, etc., pero el tener solo una es esencial para fortalecer la comunicación como equipo y evitar conversaciones aisladas.

Considerar criterios claves al escoger una herramienta. Al momento de evaluar considerar una que permita tener varios canales, etiquetar personas, notificaciones, versión móvil y de escritorio, que se pueda instalar en varios sistemas operativos, que permite saber fácilmente cuáles son los mensajes no leídos.

Instalar en el teléfono móvil: la energía eléctrica y la conexión a internet no son tan fiables como quisiéramos, al menos la telefonía móvil suele servir en esos casos. No hay que olvidar de silenciar las notificaciones luego del horario convenido.

Contestar rápidamente y respetar los horarios convenidos. El uso de estas herramientas es justamente para tener interacciones inmediatas, si un mensaje llega, lo esperado es una respuesta rápida, es por ello que al momento de enviar un mensaje hay que ser consciente de los horarios convenidos y del tiempo de los otros que pueden estar enfocados en otras tareas.

Solo para respuestas rápidas. Evitar utilizar este medio para temas que no requieren una respuesta rápida.No utilizar el chat de videollamadas, si la herramienta de mensajería instantánea no es la misma de las videollamadas entonces evitarla al momento de enviar links o cualquier texto, oficializar toda comunicación de este tipo en la misma herramienta, en ocasiones en una llamada es necesario enviar el link de una presentación o un extracto de un mail y por facilidad se utiliza, por ejemplo, el chat de Zoom, la desventaja es que los mensajes en el chat de Zoom son volátiles, y no siempre son visibles para las demás personas que se unen después.

Canales para mensajes directos

Un canal principal del equipo, para mantenerse siempre atentos.

No hay sobre comunicación. Si alguien va a estar desconectado por algún motivo por mas de 10 minutos es importante notificarlo: AFK 15 min, volví, buenos días, etc. hacen que la cultura del equipo no se pierda.

Abrir un canal informal: a veces es necesario distraerse, un chiste, memes, etc. y en ocasiones el canal grupal no es el mejor mecanismo, aquí caen todos los mensajes que no requieren una respuesta rápida o ninguna en absoluto.

Mantener la relevancia en los canales. Frases como “No lo ví”, “Se me pasó” u otra similar son un buen indicativo que gran parte de los mensajes no son importantes para los miembros.

Evitar conversaciones muy específicas entre dos personas en los canales grupales, quizás es necesario una llamada.

Canales por intereses comunes. Dependiendo de las necesidades se pueden abrir otros canales donde se traten temas específicos de un grupo que no son relevantes para todo el equipo.

Evitar la proliferación de canales. Si bien abrir un canal es fácil, la consecuencia es que las personas no saben que seguir o dónde colocar sus mensajes.

La mensajería instantánea no reemplaza al correo electrónico. El email es la mejor manera para tener conversaciones importantes que pueden ser tratadas de manera asíncrona.Preferir videollamadas cuando se requiere mayor comunicación, si es una conversación importante y/o requiere acción inmediata cambia a una videollamada inmediatamente.
 

Para finalizar

Toda innovación es producida por una necesidad, ya sea de motivación interna o por agentes externos, que hace que las organizaciones se adapten a un nuevo entorno para poder seguir siendo relevantes.

El trabajo remoto no es algo nuevo, pero hoy es mas importante que nunca. El efecto que esta crisis esta causando en cuanto al trabajo remoto no se revertirá del todo; esta crisis solo aceleró la adopción de esta práctica que seguirá permeando en la organizaciones y la sociedad generando efectos colaterales y un cambio de cultura al que tendremos que adaptarnos todos.