Não deixe de colaborar porque você está trabalhando remotamente

Como uma pessoa cuja vocação geralmente depende da construção de relacionamentos, apoio a times e pessoas e conquista de resultados para clientes, ser repentinamente trancada em casa por um período de tempo, até então, indeterminado é um pouco chocante. Nesse momento eu estou extremamente agradecida pelo fato de a Thoughtworks ser adepta das filosofias de trabalho remoto há algum tempo, pois estar fisicamente isolada por um longo período não significa que estou trabalhando sozinha. De fato, até o momento eu não senti a diferença. Meu colega Martin Fowler expressa um pouco disso aqui. 

Uma videoconferência parece algo comum para mim. Nós temos as ferramentas e muitos dos hábitos que precisamos seguir diariamente para o nosso negócio: boa conexão com a internet, fone de ouvido com um bom microfone, todas as pessoas com câmera ligada, uso do chat e outras ferramentas de colaboração em tempo real. Mas agora, eu estou realmente empolgada em levar minhas habilidades de facilitação para o mundo virtual. Isso exigirá um pouco mais de disciplina para que o nosso bom trabalho nessa área se torne excelente e nossa habilidade de colaboração se amplifique. 

Uma coisa é ser produtiva sozinha ou com seus pares em ambientes de trabalho remoto e distribuído, outra coisa é colaborar em grupo. A diferença resume-se em ter disciplina para seguir alguns princípios importantes e utilizar algumas técnicas novas. Como qualquer aprendizado novo, no início pode parecer estranho, mas quando se torna natural, você descobrirá que o caminho da colaboração virtual valerá totalmente a pena.

Imagem: foto de parte de um laptop com um post-it que diz "work remotely"

Deixe explícito o propósito da reunião. Todo mundo deve entender o objetivo – as pessoas se sentem mais confortáveis quando sabem o que esperar.

• Vocês estão lá somente para discutir um tópico?
• Vocês precisam fazer ou chegar a acordos? Tenha um plano de decisões. (ex: declare a decisão e tenha algo visual que simbolize um polegar para cima e um polegar para baixo)
• Vocês precisam gerar ideias? Utilize uma ferramenta onde as pessoas possam adicionar suas opiniões. Existem muitos quadros gratuitos como o Fun Retro, ferramentas pagas como o Mural, ou até mesmo o Google sheets
• Tenha uma agenda e tenha certeza que todas as pessoas sabem quem está facilitando e como irá facilitar

Abra espaço para todas as vozes. Não há nada mais decepcionante do que uma reunião em que você não consegue dizer uma palavra (eu aprendi alguma técnicas sobre isso no Centro para Liderança Eficaz)

• Garanta que cada pessoa esteja com o vídeo ligado
• Cumprimente as pessoas quando elas entrarem na sala (isso é legal e também serve para testar o áudio delas)
• Comece a reunião com cada pessoa dizendo seu nome e onde está fisicamente. Isso permite que todas as pessoas contribuam e atraiam atenção
• Faça rodízio para obter a opinião de cada pessoa sobre um tópico específico (coloque uma lista de nomes no chat e vá na ordem, veja "intervalos de tempo" abaixo)
• Alterne com o "estilo pipoca" quando as pessoas "saltarem" com suas opiniões. Eu digo "alterne" porque isso acaba sendo o comum e isso não é uma maneira ruim, só não é a única maneira

Intervalos de tempo. Há uma coisa engraçada sobre estar sozinha falando com rostos em um vídeo. Você esquece de revezar as falas, esquece de ser concisa, e você começa a se sentir em uma encenação de Hamlet, em seu grande monólogo.

• Dê às pessoas limites de tempo para expor seus pontos; é maravilhoso quando as pessoas conseguem falar em um ou dois minutos ou até mesmo em 30 segundos
• Utilize um cronômetro audível para que seja justo. Não precisa ser algo muito intenso: a ideia é que quando as pessoas ouvirem o cronômetro, saibam que precisam encerrar.
• Planeje grandes intervalos de tempo para tudo que você precisa e seja realista. Você pode precisar de mais tempo, consulte o grupo e mude se necessário.

Imagem: foto de mãos sobre o teclado de um laptop em cima de uma mesa

Use o chat apropiadamente.

• Para concordar com ideias
• Para pequenos complementos e reformulações
• Brincadeiras e trocadilhos (ainda pode ser divertido)

Permita espaços de silencio. 

• Tudo bem se houver pausas entre uma pessoa e outra falando, na verdade, boas ideias acontecem nesse espaço
• Planeje nos momentos de reflexão, se ajudar

Essa vai ser difícil – Silencie seus outros aplicativos. É muito fácil olhar seu email e conversas paralelas enquanto você está em uma videoconferência. A maioria de nós tem dominada a feição neutra nos vídeos, assim nós podemos responder outras coisas enquanto fingimos participar. Não faça isso; descubra o que precisa acontecer para que a reunião atual obtenha o foco de todas as pessoas.

• Tenha clareza sobre o propósito e a agenda
• Ouça as outras – você gostaria que as outras pessoas te ouvissem, e elas podem inspirar você.
• Tenha intervalos caso a reunião seja longa.

Compartilhe comigo se você tem usado alguma técnica boa. Eu adorari incorporá-la. Estou planejando reuniões de governança e oficinas que costumavam ser presenciais e agora são totalmente virtuais!